原件！什么是檔案原件？

庫房的檔案架上，一盒盒檔案碼放得整整齊齊，看似規(guī)范有序。可打開檔案盒，眼前的景象卻令人錯(cuò)愕：本該鮮紅的文頭已然發(fā)黑，字跡也淡得幾乎辨認(rèn)不清……更讓人不解的是，這些竟都不是原件！

“怎么都不是原件？原件到底在哪？”

檔案員連忙解釋：“怕原件弄丟，就都在×業(yè)務(wù)科室存著了，這里歸檔的都是復(fù)印件?！?/span>

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的各種形式歷史記錄，是串聯(lián)過去、當(dāng)下與未來的關(guān)鍵信息載體。檔案原件是檔案的核心構(gòu)成，在檔案工作中具有不可替代的地位。

一、檔案原件定義與特征

依據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》，原件被界定為“最初產(chǎn)生的區(qū)別于復(fù)制件的原始文件”，其核心特征主要體現(xiàn)在兩個(gè)維度。

1.從形成時(shí)序來看，原件具備原始生成性

它是在特定事務(wù)發(fā)生過程中直接形成的第一手記錄，能完整留存事件的初始信息。如，會(huì)議現(xiàn)場形成的紀(jì)要手稿、行政審批時(shí)簽署的原始表單等，都屬于檔案原件，其形成與事務(wù)發(fā)生在時(shí)間上具有同步性。

2.從形態(tài)屬性來看，原件具備不可替代性

復(fù)制件雖能重現(xiàn)內(nèi)容，但無法復(fù)制原件的物理特征，像手寫筆跡、原始印章、紙張老化痕跡等。在法律和行政實(shí)踐中，這種不可替代性使原件擁有極高的權(quán)威地位，一份加蓋原始公章的檔案原件，其證據(jù)效力遠(yuǎn)非復(fù)印件所能比擬。

二、檔案原件的核心價(jià)值

1.憑證價(jià)值

檔案原件是證明合法合規(guī)的直接依據(jù)，在處理涉及權(quán)益糾紛的法律事務(wù)時(shí)，必須以檔案原件為核心依據(jù)。

例如，在行政復(fù)議案件中，行政處罰決定書的原件可直接證明執(zhí)法程序是否規(guī)范；在機(jī)構(gòu)職能調(diào)整過程中，歷史編制文件的原件是確認(rèn)權(quán)責(zé)邊界的關(guān)鍵憑證。

原件憑證價(jià)值的核心在于，其形成過程與事務(wù)辦理過程同步，能夠完整追溯決策鏈條、責(zé)任主體和操作細(xì)節(jié)，這是復(fù)制件無法實(shí)現(xiàn)的。

2.歷史研究價(jià)值

檔案原件是記錄機(jī)關(guān)發(fā)展軌跡的“原始記憶載體”。通過分析不同時(shí)期的檔案原件，能夠系統(tǒng)還原機(jī)關(guān)職能演變、政策調(diào)整和工作創(chuàng)新的全過程。初創(chuàng)時(shí)期的工作計(jì)劃原件，能清晰呈現(xiàn)機(jī)構(gòu)設(shè)立的初心和早期目標(biāo)；對比歷年工作總結(jié)的原件，可直觀反映業(yè)務(wù)領(lǐng)域的拓展和管理模式的優(yōu)化。

    從宏觀層面看，各級機(jī)關(guān)的檔案原件共同構(gòu)成了國家治理體系的“歷史數(shù)據(jù)庫”，為社會(huì)治理研究、制度變遷分析提供了第一手素材。

三、檔案原件的全流程管理

1.歸檔環(huán)節(jié)的剛性要求

《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》明確“歸檔文件材料應(yīng)當(dāng)為原件”，這是保障檔案真實(shí)性的基礎(chǔ)。

在具體操作中，需注意以下三點(diǎn)：

·完善檔案收集機(jī)制：開展檔案收集時(shí)，要做到應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管。一方面，要對照文件材料歸檔范圍，將履行工作職能過程中形成的文件材料收集齊全完整；另一方面，需保證所收集材料真實(shí)有效，能夠客觀反映工作實(shí)際。原件是最具說服力的原始憑證，在歸檔工作中應(yīng)予以優(yōu)先留存和妥善保管，以充分保障檔案的原始性與權(quán)威性。

·電子文件歸檔特殊規(guī)則：對于已具備電子簽名、電子印章且按規(guī)定轉(zhuǎn)換為印章圖形的電子文件，其紙質(zhì)復(fù)制件歸檔時(shí)無需再進(jìn)行實(shí)體簽署，但要保障電子源文件的原始性；

·責(zé)任追溯機(jī)制：機(jī)關(guān)單位應(yīng)建立“誰形成、誰整理、誰歸檔”的責(zé)任制，對于會(huì)議紀(jì)要、審批文件等核心材料，必須以現(xiàn)場形成的簽批原件為準(zhǔn)，杜絕后補(bǔ)、偽造等問題。

2.庫房保管的專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)

檔案庫房是保存原件的核心場所，必須嚴(yán)格遵循檔案管理相關(guān)技術(shù)規(guī)范要求。

①分區(qū)存儲(chǔ)原則

按照載體類型，如紙質(zhì)、聲像、實(shí)物等，分區(qū)設(shè)置庫房，避免不同材質(zhì)相互影響；

②環(huán)境管控指標(biāo)

紙質(zhì)檔案庫房的溫度應(yīng)控制在14～24℃，相對濕度控制在45%～60%，同時(shí)要配備恒溫恒濕系統(tǒng)、防磁設(shè)備及氣體滅火裝置；

③安全防護(hù)要求

庫房禁止設(shè)置明火設(shè)施和非消防給水點(diǎn)，地處濕潤地區(qū)的機(jī)關(guān)，要避免將庫房設(shè)在首層，防止檔案受潮霉變。

四、檔案原件的利用與保護(hù)

1.利用權(quán)限的分級管控

為兼顧利用需求和原件保護(hù)，需要建立分級利用制度。

①限制利用范圍

對于年代久遠(yuǎn)的檔案，如建國前后的檔案，以及珍貴性高的檔案，如重大事件原始記錄，原則上僅提供縮微品或數(shù)字化副本；

②特殊利用審批

因巡查審計(jì)、法律取證、學(xué)術(shù)研究等原因確需使用原件的，需經(jīng)機(jī)關(guān)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組審批，使用時(shí)要全程記錄并采取保護(hù)措施，如佩戴手套翻閱、使用專用閱覽架等。

2.數(shù)字化時(shí)代的原件定位

在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，要明確原件與數(shù)字副本的主從關(guān)系。數(shù)字副本是提高利用效率的工具，可用于檢索查詢、調(diào)閱利用等場景；原件仍是檔案真實(shí)性的最終保障，已數(shù)字化的檔案原件需妥善保管。

結(jié)束語

檔案原件是檔案工作的“生命線”，其管理水平直接反映機(jī)關(guān)的規(guī)范化程度。機(jī)關(guān)檔案工作者要嚴(yán)格遵循“原件優(yōu)先、全程管控、安全利用”的原則，通過規(guī)范歸檔、專業(yè)保管、科學(xué)利用的全流程管理，確保檔案原件的真實(shí)性、完整性和可用性，為機(jī)關(guān)履職提供堅(jiān)實(shí)的歷史支撐。